Los flujos de trabajo inteligentes dentro de la oficina

Los flujos de trabajo inteligentes dentro de la oficina

Las empresas reciben diariamente una gran cantidad de documentos como por ejemplo contratos, pedidos, albaranes de entrega, facturas, expedientes, proyectos, documentación técnica, reclamaciones, solicitudes, formularios y/o faxes, que en la mayoría de los casos se procesan manualmente.

Los documentos llegan a la organización en papel a través de mensajería y correo postal, o en formato electrónico a través del correo electrónico, internet o mediante aplicaciones móviles. Todos esos documentos tienen que ser capturados y procesados para después introducirlos en un flujo de trabajo de la organización, lo que puede implicar, por ejemplo, que sea necesario convertir los documentos a un formato electrónico adecuado, ejecutar un programa de reconocimiento de texto o leer un código de barras.

Los procesos manuales de captura, proceso y distribución de documentos son caros, ineficaces y requieren de una gran cantidad de tiempo por parte del personal de la organización.

Si su empresa recibe diariamente muchos documentos que procesan manualmente, es muy recomendable la implantación de una solución que automatice la captura, proceso y distribución de documentos, con el fin de acelerar los procesos organizativos.

 

 

Flujos de trabajo inteligentes

Las soluciones de captura, proceso y distribución automatizada de documentos permiten capturar la información desde prácticamente cualquier tipo de fuente, para después procesarla de forma adecuada y entregarla en el formato y destino adecuados, todo simplemente pulsando un botón. De forma que pueda definir y personalizar flujos de trabajo inteligentes, utilizando las funcionalidades de captura, proceso y entrega que requiera.

Captura

Multifunción, escáner
Ordenador, aplicaciones Microsoft Office, smartphone
Correo electrónico, fax
Fichero electrónico en carpeta compartida local/servidor o pública en Internet, sitio FTP
Flujos de datos XML u otros orígenes

Proceso

Mejora de las imágenes para aumentar su legibilidad, marcas de agua
Reconocimiento de texto (OCR), para convertir la información en editable
Renombramiento automático de los ficheros electrónicos
Inserción de palabras clave de búsqueda
Conversión automática en una gran variedad de formatos electrónicos: PDF, PDF/A, Word, Excel, Powerpoint, HTML, XML, CSV, DBF, TXT
Lectura y reconocimiento de información de códigos de barras

Entrega

Carpeta compartida local/servidor o pública en Internet, sitio FTP
Correo electrónico, fax
Solución de gestión documental (DMS)
Base de datos ODBC (Microsoft SQL, IBM DB2, Oracle, Access, MySQL)
Conexión genérica para integrarse con una gran variedad de sistemas de las organizaciones (CSV, TXT, VB Script, XML, HTTP, Web DAV)
Varios destinos de forma simultánea

 

Conozca lo que un flujo de trabajo inteligente puede aportar a su organización

 

 

¿Se te ocurre algún flujo inteligente con el que ahorrar en tiempo y evitar errores dentro de tu organización?

 

© Imagen superior publicada por zirconicusso en freedigitalphotos.net bajo licencia estándar

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