Cómo capturar y distribuir documentos desde un dispositivo móvil

Cómo capturar y distribuir documentos desde un dispositivo móvil

Las empresas se enfrentan cada vez más frecuentemente al reto de ampliar los procesos de negocio a los empleados móviles. En muchas organizaciones existen trabajadores que invierten gran cantidad de tiempo fuera de la oficina y que necesitan enviar documentos, fotografías y otros archivos o información electrónica a otros empleados o a las aplicaciones de empresariales, de una forma segura, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

En la mayoría de los casos los empleados móviles tienen que personarse en la oficina exclusivamente para facilitar documentación, como por ejemplo, contratos, pedidos e informes técnicos, para que sean procesados internamente por parte de la organización, con la consecuente demora que supone para los clientes.

En otras ocasiones se utilizan espacios de almacenamiento gratuitos en la nube como repositorios intermedios entre los empleados móviles y la oficina, como por ejemplo, dropbox y google drive, que no garantizan la seguridad y la integridad de la información en sus políticas de privacidad, mediante un contrato específico con el proveedor que incorpore todas las medidas de seguridad técnicas exigidas por la normativa española y europea sobre protección de datos, salvo que contrate un servicio específico empresarial de pago.

La otra opción más cotidiana suele ser adjuntar la documentación al correo electrónico o utilizar servicios de mensajería móvil como whatsapp para enviar la documentación a la oficina.

Los procesos manuales de captura, proceso y distribución de documentos son caros, ineficaces y requieren de una gran cantidad de tiempo por parte del personal de la organización.

Si su empresa cuenta con empleados móviles, es muy recomendable la implantación de una solución que automatice la captura y distribución de documentos desde dispositivos móviles, con el fin de garantizar el envío de documentación de una forma segura, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

 

Desde el dispositivo móvil a la oficina

Las soluciones de captura y distribución automatizada de documentos desde dispositivos móviles permiten capturar sobre la marcha la información desde un dispositivo móvil, para después entregarla de forma segura en el formato y destino adecuados, todo simplemente desde una aplicación móvil fácil e intuitiva. Además de adjuntar ficheros electrónicos o fotografías capturadas con el dispositivo móvil, la aplicación tiene que proporcionar a los empleados móviles la flexibilidad de rellenar formularios electrónicos con información adicional, con el fin de cumplimentar, por ejemplo, reclamaciones, partes de trabajo, informes técnicos, etc.

Captura

Aplicación móvil Android, IOS
Cámara móvil
Formulario Web

Entrega

Carpeta compartida local/servidor o pública en Internet, sitio FTP
Correo electrónico, fax
Impresora o multifunción
Solución de gestión documental (DMS)
Base de datos ODBC (Microsoft SQL, IBM DB2, Oracle, Access, MySQL)
Conexión genérica para integrarse con una gran variedad de sistemas de las organizaciones (CSV, TXT, VB Script, XML, HTTP, Web DAV)
Varios destinos de forma simultánea

 

Conozca lo que una solución de captura y distribución móvil puede aportar a su organización

 

 

 

¿Se te ocurre algún proceso más que incluya a empleados móviles con el puedas ganar en eficiencia y que suponga una mayor satisfacción para los clientes?

 

© Imagen superior publicada por Naypong en freedigitalphotos.net bajo licencia estándar

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