¿Conoces el ahorro que supone la digitalización?

¿Conoces el ahorro que supone la digitalización?

De acuerdo a los estudios realizados por Andersen Consulting, Gartner y la Unión Económica Europea la digitalización supone un importante ahorro.

El coste material de la conservación en papel de un documento es prácticamente un 99% superior al coste de conservación de un documento en formato digital.

El tiempo de dedicación que se realiza sobre un documento en papel, suponiendo que no hay problemas en la búsqueda de un documento mal clasificado, supone prácticamente un 72% más que el tiempo que se dedicaría sobre un documento en formato digital.

A continuación se analiza un ejemplo con facturas de proveedor que todas las empresas reciben y tienen que revisar y gestionar internamente. Una empresa que recibe unas 2.000 facturas anuales ahorraría aproximadamente 1.370,00 € en costes de conservación en papel, frente a una digitalización certificada de facturas.

 

Costes de conservación en papel por documento
Armarios archivadores200 €
Carpetas, clips, grapas180 €
Ocupación espacio ( 5 años)700 €
Listado generales200 €
Fotocopias100 €
TOTAL1380 €

Por otra parte, el incremento de productividad debido a la diferencia de tiempos de dedicación de un documento conservado en papel frente a uno conservado en formato digital, se traduciría en un ahorro de 32 € al día por persona que maneje 10 facturas diarias. El porcentaje de tiempo que dicha persona habría invertido en las tareas administrativas de gestión de las facturas pasaría a ser del 10,71 % de su jornada laboral efectiva, estimada en 7 horas, en lugar del 38,09 % sin digitalización. El ahorro de tiempo sería entonces de un 27,39 %, tiempo que podría dedicar a trabajos de mayor valor añadido para la organización.

 

Comparativa de la dedicación entre un documento conservado en papel y digitalizado
Lectura y clasificación1:00 minutos1:00 minutos
Digitalización e indexación0:00 minutos3:00 minutos
Distribución interna2:00 minutos0:00 minutos
Fotocopias2:00 minutos0:00 minutos
Archivo4:00 minutos0:00 minutos
Búsqueda y localización4:00 minutos0:30 minutos
Fotocopias ocasionales1:00 minutos0:00 minutos
Rearchivo2:00 minutos0:00 minutos
Listados e impresión de libros fiscales0:30 minutos0:00 minutos
TOTAL16:30 minutos5:00 minutos

 

La digitalización supone un importante ahorro de costes de almacenamiento y de tiempo de dedicación al procesado y gestión de la documentación. La desproporción es tan acusada que se recibe con incredulidad, escepticismo, miedo a la desconocido y arraigo a los usos y costumbres de siempre.

 

¿Habías cuantificado alguna vez este ahorro?

 

© Imagen superior publicada por Grant Cochrane en freedigitalphotos.net bajo licencia estándar

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