El proceso de la gestión automatizada de gastos de viaje

El proceso de la gestión automatizada de gastos de viaje

La gestión automatizada de gastos de viaje permite integrar y automatizar el proceso o ciclo de gestión de gastos empresarial en un único flujo, desde el reporte hasta la contabilización, bajo un entorno eficiente y controlado, que redundará en una optimización y ahorro de tiempo y recursos en la gestión de gastos de viaje de los trabajadores móviles.

El ciclo de gestión de gastos consiste en un proceso que integra:

  1. La captura de los tickets de gastos de viaje desde un dispositivo móvil o mediante otras vías alternativas, los cuáles serán almacenados y sus datos extraídos de forma automatizada (proveedor, fecha, importe).
  2. La generación periódica de las notas de gastos de viaje por parte de los trabajadores móviles a través de un interfaz web sencillo e intuitivo, donde pueden revisar y ampliar la información obtenida de forma automatizada,  para solicitar después su reclamación de gastos a la empresa.
  3. La aprobación y validación de los gastos por parte de la dirección y del departamento de administración, mediante un flujo automatizado que además muestre ciertas alertas preconfiguradas para una revisión eficiente de los gastos (importes máximos, tickets en fin de semana, tickets duplicados, límites de kilometraje, etc).
  4. La contabilización de forma automatizada en el sistema de gestión empresarial, mediante la carga de un fichero o a través de un servicio que permita realizar los asientos contables.

 

Las funcionalidades de una solución que permita la gestión automatizada de gastos de viaje

Una solución de gestión automatizada de gastos de viaje permite cambiar radicalmente la forma de reclamar, revisar y gestionar los gastos, evitando pérdidas de tiempo y errores en tareas manuales basadas en papel, y mejorando el control y visibilidad de los gastos de los trabajadores.

A continuación se enumeran las principales funcionalidades que una solución de gestión automatizada de gastos de viaje debería cumplir para garantizar el flujo o proceso de gestión de gastos completo: reporte, validación y contabilización.

  • Captura móvil de los tickets de gastos de viaje mediante un dispositivo móvil, los cuáles serán almacenados y sus datos extraídos de forma automatizada. Se incluirán adicionalmente funcionalidades que permitan desde el dispositivo móvil reportar gastos de desplazamiento integrándose con Google Maps, gestionar las dietas, así como integrarse con tarjetas de empresa para importar la información de los pagos realizados con las mismas por parte del trabajador.
  • Compatibilidad con iPhone, Android, BlackBerry y Windows Phone.
  • Clasificación y categorización de los gastos, permitiendo adicionalmente gestionar gastos de equipo y/o asignar gastos a centros de costes, así como gestionar varias divisas y realizar cambios automáticos. Ampliación de la información mediante campos personalizados que permitan adaptar la gestión de gastos de viaje a la forma particular de cada empresa.
  • Certificación de la Agencia Tributaria para que los tickets puedan ser destruidos, una vez almacenados y sus datos extraídos mediante un proceso homologado para que tengan validez legal y tributaria.
  • Generación automática de notas de gastos.
  • Generación de políticas de gastos y de flujos de aprobación de notas de gastos personalizados.
  • Generación de informes estadísticos personalizados.
  • Automatización del proceso de recuperación del IVA de los gastos.
  • Diferentes posibilidades de integración con los principales sistemas del mercado de contabilidad y finanzas (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage), ventas (Salesforce, Sugar CRM) y/o IT (NetIQ, Windows Server Active Directory, QliqView). O mediante el intercambio de archivos o un interfaz API de desarrollo, para garantizar integraciones a medida con otros sistemas menos conocidos.
  • Seguridad, garantizando el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) de España mediante una arquitectura que garantice los requisitos mínimos necesarios para garantizar la disponibilidad del servicio y la seguridad de la información, mediante una política de acceso, una política de backup de la información, la encriptación de las comunicaciones móviles así como la el registro de la trazabilidad de los usuarios.

 

¿Qué otras funcionalidades añadirías a la lista?

 
© Imagen superior publicada por nokhoog_buchachon en freedigitalphotos.net bajo licencia estándar

0 comentarios

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?

Los comentarios de este blog están moderados y no aparecerán inmediatamente en la página al ser enviados. Evita, por favor, las descalificaciones personales, los comentarios maleducados, los ataques directos o ridiculizaciones personales, o los calificativos insultantes de cualquier tipo, sean dirigidos al autor del post o a cualquier otro comentarista. Estás en tu perfecto derecho de comentar anónimamente, pero no utilices el anonimato para decirles a las personas cosas que no les dirías en caso de tenerlas delante. Intenta mantener un ambiente agradable en el que las personas puedan comentar sin temor a sentirse insultados o descalificados. No comentes de manera repetitiva sobre un mismo tema, y mucho menos con varias identidades (astroturfing) o suplantando a otros comentaristas. Los comentarios que incumplan esas normas básicas serán eliminados.

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *
Gracias por tu participación.
Feel free to contribute!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *