Existen soluciones de gestión documental para todos los bolsillos

Existen soluciones de gestión documental para todos los bolsillos

Hoy en día existen soluciones de gestión documental para todos los bolsillos y empresas, independientemente del número de empleados y documentos que se gestionen en el día a día de la organización.

Hay una gran oferta de soluciones en el mercado para todos los bolsillos. Las medianas y grandes empresas buscan soluciones globales de gestión de todo el contenido empresarial (documentos, contenidos web, contenido social, etc), mientras que las pequeñas y medianas empresas buscan soluciones enfocadas en la gestión documental.

A continuación se describen los diferentes aspectos estratégicos y funcionales que abarca una solución global para la gestión íntegra de todo el contenido empresarial, así como las principales soluciones que existen en el mercado. Los fabricantes líderes a nivel mundial se posicionan en ofrecer soluciones globales para la gestión de todos los contenidos empresariales durante su ciclo de vida, o bien en soluciones enfocadas en la gestión documental para la pequeña y mediana empresa.

 

La gestión del contenido empresarial

Una solución de gestión del contenido empresarial (Enterprise Content Management – ECM) abarca tanto el marco estratégico como las herramientas necesarias para la gestión de los contenidos empresariales durante su ciclo de vida, permitiendo la mejora de los procesos organizativos, mejorando la eficiencia y reduciendo los costes operativos, así como ayudando a los cumplimientos normativos y a que la información sea más accesible y fácil de compartir dentro y fuera de la organización.

La reconocida consultora Gartner define una solución ECM como una plataforma para crear, almacenar, distribuir, encontrar, archivar y gestionar cualquier tipo de contenido no estructurado (documentos escaneados, correo electrónico, informes, imágenes médicas y documentos de oficina), y en última instancia, analizar el uso para ofrecer contenido relevante a los usuarios dónde y cuándo lo necesiten.

Enterprise Content Management - ECM

Una solución ECM está compuesta por una serie de herramientas o aplicaciones que interactúan, pero que pueden ser utilizadas y vendidas por separado:

  1. Gestión documental (Document Management System – DMS):  Gestión de los documentos empresariales durante todo su ciclo de vida, incluyendo archivado e indexación manual o automatizada de los documentos, trazabilidad, control de versiones, seguridad y biblioteca de búsqueda por contenido y/o metadatos (índices). Se valoran funcionalidades avanzadas como la posibilidad de personalización de la experiencia del usuario, que se pueda ofrecer la solución como servicio en la nube, diferentes niveles de acceso a la información, la gestión digital de los derechos de los documentos, así como las vistas y búsquedas dinámicas de documentos basadas en metadatos y en la navegación de usuario.
  2. Gestión de contenidos Web (Web Content Management – WCM): Gestión del contenido de los sitios web empresariales a través del uso de herramientas de gestión específicas basadas en un repositorio único, que incluyen funcionalidades de creación y desarrollo de contenidos, plantillas, flujos de trabajo y gestión de los cambios.
  3. Seguridad y trazabilidad de la documentación (Records management): Protección de la información y trazabilidad de los accesos con el fin de cumplir con las normativas vigentes y asegurar la documentación crítica de las organizaciones.
  4. Procesamiento de imagen y clasificación inteligente de documentos: Aplicaciones de captura, transformación y gestión de imágenes de documentos empresariales escaneados en papel.
  5. Contenido social (Social Content): Plataforma centralizada donde compartir contenidos y permitir la colaboración en proyectos y experiencias, compartiendo el conocimiento dentro y fuera de la organización (red social corporativa, social networking – LinkedIn, Twitter, Facebook, blogs, wikis, etc). El contenido social está experimentando un rápido crecimiento en las empresas.
  6. Flujos de trabajo basados en contenidos (Content Workflow): Personalización de los procesos empresariales basados en contenidos, facilitando el movimiento y la aprobación de documentos y otros contenidos dentro de la organización, la asignación de tareas y la creación de auditorias de la consecución de los procesos. Se valoran funcionalidades avanzadas como las herramientas visuales de edición y personalización de procesos y la posibilidad de simultanear procesos en serie y en paralelo.
  7. Funcionalidades extendidas: Aplicaciones móviles, gestión de recursos digitales (Digital Asset Management -DSM) y capacidades de búsqueda, análisis e integración con otras herramientas corporativas de negocio como ERP y CRM.

El mercado mundial de la gestión de contenidos empresariales (ECM) tuvo un crecimiento estimado de alrededor del 8.6% en 2014.

 

Las soluciones globales de gestión de contenidos para la mediana y gran empresa

Gartner y Real Story Group, consultora de proveedores de marketing digital y gestores de contenidos empresariales desde el 2001, citaron como fabricantes líderes globales en 2014 de soluciones ECM a IBM (Filenet), Opentext, EMC (Documentum), Perceptive Software – Lexmark (que adquirió Saperion), Hyland (OnBase), Oracle, Microsoft (Sharepoint), HP (Autonomy) y Xerox. Adicionalmente destacan las plataformas abiertas de Alfresco y Nuxeo, así como fabricantes nicho como Ever Team, Feith Systems, Unisys y Sungard.

Estas soluciones abarcan todas las funcionalidades de una solución ECM, enfocándose en ofrecer una solución global a medianas y grandes empresas.

 

Las soluciones de gestión documental para la pequeña y mediana empresa

Las pequeñas y medianas empresas demandan usualmente soluciones enfocadas en la gestión y proceso de los documentos empresariales a lo largo del ciclo de vida dentro de la organización. Y en algunas ocasiones, soluciones de clasificación inteligente de documentos, enfocadas en el tratamiento masivo de facturas de forma automatizada o para la clasificación de un gran volumen de documentos en cualquier formato como oficina de correos inteligente.

Gartner y Real Story Group citaron como fabricantes líderes globales en 2014 enfocados en la gestión y proceso documental para la pequeña y mediana empresa a DocuWareCabinet (Paperless), M-Files, Optical Image Technology (Docfinity), Worldox, Newgen, Laserfiche, KnowledgeTree, Software Innovation y Objective. Adicionalmente destacan las plataformas enfocadas en un servicio en la nube como SpringCM, Fabasoft Cloud, Netdocuments, Systemware y UplandSoftware, así como las plataformas “Sync & Share” como Accellion Kiteworks, Box, Citrix Sharefile, Syncplicity (EMC), Oxigen Cloud y Workshare.

Es recomendable la lectura del artículo el crecimiento de las soluciones de clasificación inteligente de documentos, en el que se citan los líderes globales durante desde 2014 a 2018 en soluciones captura, clasificación, proceso y validación de los documentos, de acuerdo a Harvey Spencer Associates, consultora especializada en el mercado de las tecnologías de captura de documentos desde 1989.

 

¿Sabrías escoger la solución de gestión documental adecuada para tu empresa?

 
© Imagen superior publicada por shirophoto en freedigitalphotos.net bajo licencia estándar

4 comentarios
  1. Fuensanta Martínez
    Fuensanta Martínez says:

    Estoy de acuerdo en que el ahorro en coste y tiempo es primordial para las empresas a la hora de la gestión documental. Pero existe un problema de fondo y es la falta de DMS eficaces e intuitivos que orienten al cliente.

    Responder
    • Raúl Ibáñez García
      Raúl Ibáñez García says:

      Muchas gracias por tu comentario, Fuensanta. Los fabricantes se han dado cuenta de que tienen que apostar por nuevas versiones que faciliten la usabilidad de los usuarios, tanto en un entorno web como en aplicaciones móviles. Efectivamente, un interfaz de usuario intuitivo y fácil de usar facilitará el ahorro en tiempo y eficiencia que se espera como retorno de inversión de un gestor documental.

      Responder
  2. Mirela Ivova
    Mirela Ivova says:

    Lo cierto es que, es de gran importancia utilizar una buena herramienta de gestión documental, tanto en pequeñas empresas como en grandes empresas. Una solución que ofrezca una visibilidad tanto a las personas que están trabajando en la oficina, como a las que se encuentran en constante movimiento en la calle, y que su vez permita tener control absoluto sobre el estado de las tareas (asignadas, pendientes, incidencias, etc), favoreciendo eliminar el papeleo y agilizar los procesos.

    Responder
    • Raúl Ibáñez García
      Raúl Ibáñez García says:

      Muchas gracias por tu comentario, Mirela. Cada vez más son las empresas que ya no sólo se interesan, sino que además apuestan por soluciones de gestión documental que automaticen sus procesos de negocio basados en documentos en entornos móviles.

      Responder

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?

Los comentarios de este blog están moderados y no aparecerán inmediatamente en la página al ser enviados. Evita, por favor, las descalificaciones personales, los comentarios maleducados, los ataques directos o ridiculizaciones personales, o los calificativos insultantes de cualquier tipo, sean dirigidos al autor del post o a cualquier otro comentarista. Estás en tu perfecto derecho de comentar anónimamente, pero no utilices el anonimato para decirles a las personas cosas que no les dirías en caso de tenerlas delante. Intenta mantener un ambiente agradable en el que las personas puedan comentar sin temor a sentirse insultados o descalificados. No comentes de manera repetitiva sobre un mismo tema, y mucho menos con varias identidades (astroturfing) o suplantando a otros comentaristas. Los comentarios que incumplan esas normas básicas serán eliminados.

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *
Gracias por tu participación.
Feel free to contribute!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *