La clasificación inteligente de documentos ya no es un reto para las empresas

La clasificación inteligente de documentos ya no es un reto para las empresas

Las empresas reciben una gran cantidad de documentos y contenido entrante que crece cada día, procedente de fuentes muy diversas (documentación en papel, documentos electrónicos, email, fax, contenido web, imágenes, documentación manuscrita, formularios, etc). Todos estos documentos tienen que ser gestionados y dirigidos al destino adecuado dentro de la organización para su proceso interno.

La entrada diaria de documentos en una organización puede llegar a ser crítica. La pérdida de información, que vaya al sitio incorrecto o que se retrase puede generar problemas y pérdidas importantes, como por ejemplo la pérdida de oportunidades comerciales, retrasos en los pagos, incumplimiento de las regulaciones o pérdida de clientes.

La clasificación inteligente de documentos elimina pérdidas, errores y retrasos, simplificando los costes de clasificación y gestión, dirigiendo cada documento en función de las necesidades del negocio al destino adecuado, de forma automatizada y en tiempo real.

La clasificación inteligente de documentos es el primer paso hacia una “oficina sin papel”. Los procesos empresariales dependen de la transferencia precisa y eficiente de la información dentro de la organización. Una estrategia simplificada en la clasificación y gestión automatizada de la documentación entrante evitará errores, laboriosos accesos a la información y que el papel inunde el lugar de trabajo, provocando pérdidas y retrasos.

 

Algunas soluciones de clasificación inteligente de documentos para las empresas

La clasificación inteligente de documentos aporta diferentes soluciones a problemáticas habituales que las organizaciones tienen al gestionar la documentación entrante:

  • Captura y archivo automático de documentos: Plataforma tecnológica que permite gestionar la amplia variedad de documentos que se reciben en papel y de forma electrónica en la organización, indexando y archivando de forma automatizada los mismos, sin intervención manual.
    • Los documentos serán archivados mediante una serie de criterios de clasificación preestablecidos, en base a su contenido, pudiendo activar o no a continuación flujos de trabajo inteligentes.
    • La inversión en un sistema de captura y archivo automático de documentos es el primer paso de una gestión documental que permita la creación de un archivo corporativo digital centralizado y fácilmente accesible.
    • Se trata de una solución que requiere una inversión inicial baja y una configuración inicial mínima para empezar a trabajar.
  • Oficina de correos corporativa: Plataforma tecnológica que permite gestionar grandes volúmenes de documentos entrantes en cualquier formato (estructurado, semiestructurado y no estructurado) y desde múltiples canales o fuentes de información, clasificándolos mediante una tecnología de auto-aprendizaje, para después redirigirlos al destino adecuado.
    • Esta solución clasifica y ordena los documentos por tipo, remitiendo automáticamente la información al proceso empresarial adecuado.
    • Los documentos pueden ser priorizados y supervisados por una serie de reglas de negocio con una intervención manual mínima.
    • Se trata de una solución que requiere una inversión inicial elevada y una configuración inicial importante para “entrenar” al motor de auto-aprendizaje en los diferentes tipos documentales, adaptándose a partir de entonces rápidamente a nuevos tipos de documentos o modificados.
    • Los costes de clasificación y distribución manuales se reducen de forma drástica, reduciendo errores y mejorando los tiempos de respuesta y el servicio de atención al cliente o al ciudadano, contribuyendo a un retorno de inversión en un plazo inferior a 12 meses.
  • Tratamiento de facturas: Plataforma tecnológica que permite procesar las facturas de proveedor recibidas, extrayendo los datos contables de forma automatizada para después iniciar un flujo de aprobación que acabe en el asiento automatizado de las mismas sobre el programa de contabilidad corporativo.
    • Las facturas se procesan en menos tiempo y con menos recursos. No se pierden facturas ni se pagan dos veces, facilitando el pago a proveedores y permitiendo una visualización en tiempo real del estado de las facturas.
    • Este tipo de soluciones ofrece numerosos perfiles específicos para cada país, programados con criterios específicos del país como tipos de IVA, formatos de fecha y códigos de divisas.
    • Durante el proceso, las facturas pueden ser certificadas de forma automática para su destrucción en formato papel, mediante un software homologado por la Agencia Tributaria.
    • Los datos contables pueden extraerse de las facturas en base a plantillas predefinidas o en base a un motor de auto-aprendizaje. La tecnología basada en plantillas requiere una una mayor intervención manual, puesto que hay que crear una plantilla por cada tipo de factura, pero es mucho más económica que una tecnología basada en un motor de auto-aprendizaje.
    • Si la organización recibe una gran cantidad de diferentes tipos de facturas de proveedor se recomienda una tecnología basada en un motor de auto-aprendizaje (10.000 facturas anuales).  Si por el contrario sólo se trata de gestionar cientos de facturas mensuales es recomendable invertir en una solución basada en plantillas.
  • Tratamiento de formularios y encuestas: Plataforma tecnológica que permite procesar formularios y encuestas estructuradas, extrayendo los datos estadísticos de una forma ágil y eficiente ,sin necesidad de intervención manual.
    • La excepcional versatilidad y adaptabilidad de este tipo de soluciones se puede aplicar a censos de población, formularios de registro civil, certificados de nacimiento/muerte/matrimonio, permisos de conducir, formularios de aduanas, formularios de elecciones, formularios de IVA, carnets de identidad, solicitudes de pasaportes/visados, permisos de trabajo, formularios de pensiones, formulario de la Seguridad Social, formularios de impuestos sobre la Renta, recibos de pagos y cheques, etc, etc.
    • Los tiempos de procesado manual se reducen de forma drástica, permitiendo obtener los resultados mucho más rápido y sin errores, contribuyendo a un retorno de inversión inferior a 12 meses.

 

¿Has invertido en una solución de clasificación inteligente de documentos? ¿En cuánto tiempo ha recuperado la inversión tu organización?

 

© Imagen superior publicada por Stuart Miles en freedigitalphotos.net bajo licencia estándar

2 comentarios
  1. soluciones tecnológicas especializadas para emrpesas
    soluciones tecnológicas especializadas para emrpesas says:

    Con este tipo de herramientas digitales se logra solucionar problemas tan básicos como los cerros y cerros de papeleos que ahora están disponibles online en plataformas diseñadas para cada empresa, son trabajos de lo que hoy ya no debemos preocuparnos. Sin duda estas soluciones mejoran la cantidad de carga laboral. Excelente blog!

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