La ineficiencia en la gestión de gastos de viaje empresariales

La ineficiencia en la gestión de gastos de viaje empresariales

El proceso de gestión de gastos de viaje sigue siendo hoy en día un proceso ineficiente en la mayoría de las empresas, basado en un reclamación periódica de los trabajadores en una nota de gastos en papel y en tareas manuales de aprobación y contabilización por parte de la dirección y del departamento de administración.

Por una parte, los trabajadores que habitualmente desarrollan su labor fuera de la oficina, generan gastos de forma recurrente. Para justificarlos, tienen que ir recogiendo los tickets de gastos, guardarlos y custodiarlos hasta que llega el momento de reclamarlos a la empresa.

De forma periódica y de acuerdo a los tiempos en los que se haya establecido que pueden presentar los gastos a la empresa, los trabajadores generan una nota de gastos. En la mayoría de los casos, este proceso de reclamación de los gastos consiste en un proceso manual donde el trabajador tendrá que ir verificando uno a uno los tickets de gastos acumulados, para después introducirlos en un informe o nota de gastos. Además, la nota de gastos se entrega junto a los tickets o justificantes originales.

En definitiva, se trata de un proceso de reclamación ineficiente, anticuado y tedioso que resta tiempo de otras tareas en las que realmente el trabajador aporta valor a la empresa, provocando adicionalmente situaciones en las que los tickets de estropean, se olvidan o se pierden, que generan un perjuicio económico personal para el empleado.

Por otra parte, en base a las notas de gastos y a los tickets o justificantes originales que reclaman cada uno de los trabajadores, los supervisores tienen que comprobar que los gastos estén en orden, aprobando o rechazando el reembolso de los gastos al trabajador, para que después el departamento de administración pueda contabilizarlos en el sistema de gestión empresarial.

El proceso de aprobación y contabilización de los gastos de viaje suele ser un proceso desorganizado y manual, que requiere del empleo de mucho tiempo y recursos, no está integrado con otros procesos de la compañía y es propenso a errores y fraudes. Adicionalmente, las notas de gastos son lentas de revisar, en ocasiones hay que modificarlas y comenzar de nuevo el proceso, a veces se reciben fuera de los tiempos establecidos de facturación o se suelen acumular en picos de trabajo que generan estrés y demoran el pago.

La integración y automatización de este proceso mediante una solución tecnológica innovadora redundará en una optimización y ahorro de tiempo y recursos en la gestión de gastos de viaje de los trabajadores móviles.

 

¿No crees que la ineficiencia en la gestión de gastos de viaje sigue siendo habitual en las empresas?

 
© Imagen superior publicada por patpitchaya en freedigitalphotos.net bajo licencia estándar

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