Los beneficios de la gestión de gastos de viaje automatizada

Los beneficios de la gestión de gastos de viaje automatizada

El proceso de gestión de gastos de viaje sigue siendo hoy en día un proceso ineficiente en la mayoría de las empresas, basado en un reclamación periódica de los trabajadores en una nota de gastos en papel y en tareas manuales de aprobación y contabilización por parte de la dirección y del departamento de administración.

Una solución de gestión automatizada de gastos de viaje permite cambiar radicalmente la forma de reclamar, revisar y gestionar los gastos, evitando pérdidas de tiempo y errores en tareas manuales basadas en papel, y mejorando el control y visibilidad de los gastos de los trabajadores.

La gestión automatizada de gastos de viaje permite integrar y automatizar el proceso o ciclo de gestión de gastos empresarial en un único flujo, desde el reporte hasta la contabilización, bajo un entorno eficiente y controlado, que redundará en una optimización y ahorro de tiempo y recursos en la gestión de los gastos de viaje de los trabajadores móviles.

Los principales beneficios de la gestión de gastos de viaje automatizada son los siguientes:

Para el trabajador móvil

  1. Comodidad y menor tiempo empleado en la introducción de la información de los tickets y la generación de las notas de gastos.
  2. Se evita la pérdida y el deterioro de tickets. El trabajador no tiene que almacenar los tickets, ya que desde el momento en que los digitaliza se pueden destruir.
  3. Optimización del tiempo transcurrido entre la generación de la nota de gastos y la liquidación de la misma.

Para la aprobación y validación de los gastos

  1. Entorno centralizado, eficiente y personalizado para la gestión del flujo de aprobación y validación de los gastos adaptado a las necesidades de cada empresa.
  2. Reducción de errores a través del sistema de lectura automática de datos y mayor precisión en el cálculo de kilometrajes a través de la integración con Google Maps.

Para el departamento de administración

  1. Automatización en el control de gastos a través del sistema de alertas, pudiendo revisar todas las notas de gastos en el menor tiempo posible.
  2. Disponibilidad de una copia digital de los recibos, accesible en todo momento, evitando la degradación o pérdida de comprobantes.
  3. Generación de estadísticas de gastos por usuarios, equipos o incluso centros de coste.
  4. Contabilización automática en los sistemas de gestión.
  5. Automatización del proceso de recuperación del IVA de los gastos.

 

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© Imagen superior publicada por Ambro en freedigitalphotos.net bajo licencia estándar

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