Los beneficios de la gestión documental

Los beneficios de la gestión documental para las empresas

La gestión documental de forma eficiente es una de las áreas de mejora que más interés despierta en las empresas.

La documentación que las empresas manejan y tienen que gestionar aumenta diariamente (pedidos, albaranes, facturas, expedientes, proyectos, catálogos, normas y procedimientos, etc.), convirtiéndose en una cantidad ingente de documentos en papel y formato electrónico que se archivan a su vez en diferentes equipos informáticos y servidores de la organización, cuentas de correo electrónico, carpetas electrónicas y archivos físicos, de una forma desorganizada y descentralizada.

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas para realizar una manipulación eficiente de todo el volumen de datos de la organización en formato digital, con el objetivo de administrar el flujo de la información dentro de la organización, reduciendo costes, mejorando los procesos organizativos y garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad inmediata de la información. “La oficina sin papel” se ha convertido en un referente y una necesidad contrastada para las empresas, desde el punto de vista de una gestión documental eficiente y desde el punto de vista de la sostenibilidad y el compromiso medioambiental.

A continuación se resumen los beneficios que las soluciones de gestión documental aportan a las empresas y los pilares básicos de un buen gestor documental.

 

Los beneficios que la gestión documental aporta a las empresas

  1. Entrada automática de documentos que llegan a la organización por diferentes vías (en papel, vía fax, correo electrónico, etc), automatizando los procesos de clasificación y archivo mediante técnicas de autoarchivado personalizadas. La digitalización e indexación de la documentación de forma automatizada supone un importante ahorro de costes de almacenamiento y de tiempo de dedicación al procesado y gestión de la documentación.
  2. Gestión eficiente del archivo digital de la organización de una forma centralizada, que facilita el acceso concurrente y la búsqueda inmediata y precisa de la información.
  3. Seguridad de la información y el cumplimiento de la ley de protección de datos (LOPD), mediante una política de seguridad corporativa que contemple:
    1. Control del acceso a la información y trazabilidad (auditoría continua de la documentación).
    2. Control de versiones automático de los documentos que permita trabajar con diferentes versiones y volver a una versión anterior en cualquier momento.
    3. Copia de seguridad centralizada y programada que minimice riesgos imprevistos como el robo, la pérdida o el incendio.
  4. Optimización de los procesos y flujos de trabajo corporativos, garantizando la correcta y eficiente gestión de cada documento en un proceso en el que tiene que intervenir diferentes personas de la organización, evitando pérdidas y extravíos innecesarios y potenciando el trabajo colaborativo.
  5. Integración con el resto de sistemas de información de la organización (ERP, CRM, intranet, página Web, etc.).
  6. Funcionalidades adicionales de valor añadido: Digitalización certificada de facturas homologada por la Agencia Tributaria, flujo de aprobación de facturas y asiento automático de facturas en el software de contabilidad corporativo, reconocimiento de códigos de barras para la digitalización masiva de documentos, multiproceso simultáneo en varios servidores balanceando la carga de trabajo y facilitando la disponibilidad del servicio en caso de caída de uno de los servidores, etc.

 

Los pilares de un buen gestor documental

  1. Sencillez y Accesibilidad: Interfaz de usuario intuitiva y de sencillo manejo, puesto que tiene que ser utilizado por todas las personas de la organización (usabilidad). Rápido, ágil y preciso acceso a la información.
  2. Ahorro: En costes de almacenamiento y en tiempo de dedicación al procesado y gestión de la documentación.
  3. Productividad: Gestión eficiente de la documentación corporativa, optimización de los procesos y flujos de trabajo internos y colaborativos.
  4. Seguridad: Auditoría, control de acceso a la información, control de versiones y copia de seguridad centralizada de la información que evite riesgos imprevistos.
  5. Abierto: Tecnología transparente que permita cambiar de fabricante sin que suponga un problema.
  6. Escalable, funcional y en continua evolución: Tecnología que permita crecer a medida que crece la organización o el volumen de información corporativa. Y que además esté en continua evolución, añadiendo nuevas funcionalidades que sean demandadas por las empresas relacionadas con la gestión documental en un futuro.

 

¿Conocías los beneficios de la gestión documental?

 

© Imagen superior publicada por David Castillo Dominici en freedigitalphotos.net bajo licencia estándar

0 comentarios

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?

Los comentarios de este blog están moderados y no aparecerán inmediatamente en la página al ser enviados. Evita, por favor, las descalificaciones personales, los comentarios maleducados, los ataques directos o ridiculizaciones personales, o los calificativos insultantes de cualquier tipo, sean dirigidos al autor del post o a cualquier otro comentarista. Estás en tu perfecto derecho de comentar anónimamente, pero no utilices el anonimato para decirles a las personas cosas que no les dirías en caso de tenerlas delante. Intenta mantener un ambiente agradable en el que las personas puedan comentar sin temor a sentirse insultados o descalificados. No comentes de manera repetitiva sobre un mismo tema, y mucho menos con varias identidades (astroturfing) o suplantando a otros comentaristas. Los comentarios que incumplan esas normas básicas serán eliminados.

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *
Gracias por tu participación.
Feel free to contribute!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *