No pierda más el tiempo buscando un documento

No pierda más el tiempo buscando un documento

Seguro que se ha encontrado alguna vez buscando un documento que no encuentra cuando más urgentemente lo necesita. ¿Dónde estará ese documento? ¿Sabes dónde se guardó la documentación de ese cliente? Necesito esa información urgentemente y no la encuentro por ninguna parte. Llevo toda la tarde buscando esa información. Y lo peor de todo es que esta situación suele ser habitual en la mayoría de las empresas todavía hoy en día.

La documentación que las empresas manejan y tienen que gestionar aumenta diariamente (pedidos, albaranes, facturas, expedientes, proyectos, catálogos, normas y procedimientos, etc.), convirtiéndose en una cantidad ingente de documentos en papel y formato electrónico que se archivan a su vez en diferentes equipos informáticos y servidores de la organización, cuentas de correo electrónico, carpetas electrónicas y archivos físicos, de una forma desorganizada y descentralizada.

El acceso a la información sigue siendo un proceso ineficiente en la mayoría de las empresas, tanto en el proceso de archivo de la documentación como en el proceso de búsqueda de la información dentro de un documento previamente archivado.

 

¿Conoces los beneficios que la gestión documental aporta a las empresas?

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas para realizar una manipulación eficiente de todo el volumen de datos de la organización en formato digital, con el objetivo de administrar el flujo de la información dentro de la organización, reduciendo costes, mejorando los procesos organizativos y garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad inmediata de la información.

“La oficina sin papel” se ha convertido en un referente y una necesidad contrastada para las empresas, desde el punto de vista de una gestión documental eficiente y desde el punto de vista de la sostenibilidad y el compromiso medioambiental.

Es recomendable la lectura del artículo los beneficios de la gestión documental para las empresas, en el que se enumeran los beneficios que una solución de gestión documental puede aportar a las empresas, así como los pilares de un buen gestor documental.

 

¿Conoces el ahorro que supone la digitalización de la información?

De acuerdo a los estudios realizados por Andersen Consulting, Gartner y la Unión Económica Europea la digitalización supone un importante ahorro. El coste material de la conservación en papel de un documento es prácticamente un 99% superior al coste de conservación de un documento en formato digital. El tiempo de dedicación que se realiza sobre un documento en papel, suponiendo que no hay problemas en la búsqueda de un documento mal clasificado, supone prácticamente un 72% más que el tiempo que se dedicaría sobre un documento en formato digital.

La digitalización supone un importante ahorro de costes de almacenamiento y de tiempo de dedicación al procesado y gestión de la documentación. La desproporción es tan acusada que se recibe con incredulidad, escepticismo, miedo a la desconocido y arraigo a los usos y costumbres de siempre.

Es recomendable la lectura del artículo ¿conoces el ahorro que supone la digitalización?, en el que se analiza un ejemplo con facturas de proveedor que todas las empresas reciben y tienen que revisar y gestionar internamente.

 

¿Sabes que existen soluciones de gestión documental para todos los bolsillos?

Hoy en día existen soluciones de gestión documental para todos los bolsillos y empresas, independientemente del número de empleados y documentos que se gestionen en el día a día de la organización.

Hay una gran oferta de soluciones en el mercado para todos los bolsillos. Las medianas y grandes empresas buscan soluciones globales de gestión de todo el contenido empresarial (documentos, contenidos web, contenido social, etc), mientras que las pequeñas y medianas empresas buscan soluciones enfocadas en la gestión documental.

Es recomendable la lectura del artículo existen soluciones de gestión documental para todos los bolsillos, en el que se describen los diferentes aspectos estratégicos y funcionales que abarca una solución global para la gestión íntegra de todo el contenido empresarial, así como las principales soluciones que existen en el mercado.

 

¿A qué esperas para invertir en una solución de gestión documental?

 
© Imagen superior publicada por cooldesign en freedigitalphotos.net bajo licencia estándar

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