¿Qué es la digitalización certificada de facturas?

¿Qué es la digitalización certificada de facturas?

La gestión de las facturas recibidas es un punto clave en cualquier organización. Independientemente de su tamaño, una empresa puede recibir centenares de facturas al mes. Cuanto mayor sea el volumen de las facturas recibidas y el número de proveedores con los que trabaja la organización, mucho más tiempo será necesario invertir y mucho más complejos serán los procesos necesarios para su revisión. Por otra parte, las facturas pueden ser recibidas en papel, a través de medios electrónicos como por ejemplo el correo electrónico (facturación electrónica), o bien mediante factura telemática, lo cual añade mayor complejidad al procesado y revisión de las facturas recibidas.

La ley exigía el almacenamiento, conservación y custodia en papel de todas las facturas recibidas en los últimos 5 años, hasta la aparición de la orden ministerial EHA/962/2007 de 10 de abril y la resolución de 24 de octubre de 2007, que permiten en la actualidad que cualquier empresa pueda prescindir totalmente del papel, siempre y cuando las facturas se digitalicen con un software homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), con plena validez fiscal y legal.

La digitalización certificada se define como el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital fiel e íntegra firmada, codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la AEAT. Dicho proceso sólo es válido si se realiza a través de un software homologado por la AEAT para la digitalización certificada de facturas.

La orden ministerial EHA/962/2007 de 10 de abril, vigente en la actualidad, establece de forma precisa la forma de llevar a cabo la digitalización certificada en el ámbito tributario y la forma de homologar el software que lo permite. En este contexto, la AEAT ejerce el rol de organismo homologador cuando el desarrollador del software aporta en la solicitud un informe de auditoría de una entidad especializada.

Los requisitos legales exigidos al software homologado para la digitalización certificada son los siguientes:

  • Debe aportar la garantía de que se obtiene una imagen fiel e íntegra firmada con una firma electrónica avanzada, instalada en el sistema de digitalización e invocada por el software de digitalización.
  • Por cada documento digitalizado se debe conservar un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros.
  • La digitalización debe quedar organizada en torno a una base de datos documental con registro de datos por cada documento y un campo de imagen binaria del documento o enlace al fichero que la contenga, con la firma electrónica de la imagen de la factura y de la base de datos.
  • La firma o “timestamping” implica el proceso de cierre electrónico de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.
  • Deberá posibilitar un acceso completo y sin demoras a la base de datos.

La digitalización certificada de facturas supone un gran impacto sobre las organizaciones: gestión eficiente de las facturas recibidas, rápido acceso en la búsqueda y control de la información, facilitando el cumplimiento de la ley de protección e datos (LOPD), mejora de la seguridad de la información y reducción de riesgos externos como el deterioro físico, incendios o inundaciones, y un importante ahorro de costes de almacenamiento y de tiempo de dedicación al procesado y gestión de las facturas. Ya no hay que almacenar, conservar y custodiar en papel todas las facturas recibidas en los últimos 5 años.

 

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© Imagen superior publicada por patpitchaya en freedigitalphotos.net bajo licencia estándar

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