Qué es la factura electrónica y cuáles son sus beneficios

Qué es la factura electrónica y cuáles son sus beneficios

La facturación electrónica consiste en la transmisión de facturas a través de medios electrónicos y telemáticos entre emisor y receptor, cumpliendo los requisitos legales y reglamentariamente exigibles, y garantizando la legibilidad de la factura, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

La factura electrónica es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios que se expide y recibe en formato electrónico y que tiene la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. Hay que tener en cuenta que, aunque la factura electrónica es una alternativa legal a la factura tradicional en papel, la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario.

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas:

  1. Obligación de expedir factura
  2. Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada
  3. Expedición por terceros
  4. Contenido de la factura
  5. Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad
  6. Especificidades de la factura electrónica
  7. Plazos
  8. Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas
  9. Regímenes especiales
  10. Conservación

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, en vigor –con determinadas excepciones- a partir del 17 de enero de 2014, tiene por objeto impulsar el uso de la factura electrónica, crear el registro contable de facturas, regular el procedimiento para su tramitación en las Administraciones Públicas y las actuaciones de seguimiento por los órganos competentes, y será de aplicación a las facturas emitidas en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas.

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar la legibilidad de la factura, la autenticidad del origen de la factura y la integridad del contenido de la factura. La legibilidad será facilitada por el software informático que la crea o la recibe, mientras que la autenticidad y la integridad suelen garantizarse mediante firma electrónica basada en un certificado reconocido o mediante intercambio electrónico de datos EDI.

Las facturas electrónicas pueden ser estructuradas o no estructuradas. Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas y tramitadas por los sistemas informáticos de facturación del emisor y del receptor de forma automatizada, utilizando el lenguaje XML (UBL, Facturae), EDIFACT, etc. Las facturas en formato no estructurado contienen una imagen de la factura, lo que implica que su procesamiento para ser tramitadas por el sistema informático de facturación del receptor requiere de una intervención manual o de un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), utilizando facturas en papel escaneadas y ficheros PDF.

 

¿Y cuáles son los beneficios de la factura electrónica?

El Portal de factura la factura electrónica del Gobierno de España cita entre los beneficios específicos que la factura electrónica puede aportar a las empresas, los siguientes:

  • Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro
  • Reducir errores humanos
  • Eliminar costes de impresión y envío postal
  • Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas
  • Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento
  • Mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente
  • Facilitar la lucha contra el fraude
  • Integrar la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión
  • Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información

 

¿Qué otros beneficios añadirías al listado?

 

© Imagen superior publicada por Stuart Miles en freedigitalphotos.net bajo licencia estándar

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