Qué necesita saber para facturar electrónicamente

Qué necesita saber para facturar electrónicamente

La facturación electrónica consiste en la transmisión de facturas a través de medios electrónicos y telemáticos entre emisor y receptor, cumpliendo los requisitos legales y reglamentariamente exigibles, y garantizando la legibilidad de la factura, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Hay tres formas de crear o expedir una factura electrónica: mediante una solución informática que cree facturas electrónicas instalada en un equipo informático de la empresa o accesible a través de Internet, mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero), o que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (autofacturación). En cualquiera de los casos tendrá que asegurarse que la solución informática o el servicio de facturación pueda crear facturas con un requisitos técnicos compatibles con los del destinatario de la factura electrónica, y que el destinatario haya dado previamente su consentimiento para que se le puedan enviar facturas electrónicas.

 

Cómo facturar electrónicamente a otra empresa

La factura electrónica tiene la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. Hay que tener en cuenta que, aunque la factura electrónica es una alternativa legal a la factura tradicional en papel, la expedición de una factura electrónica como justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios está condicionada al consentimiento de su destinatario.

El consentimiento informado deberá precisar la forma en que una vez aceptado se procederá a recibir la factura electrónica, así como, la posibilidad de que el destinatario, que haya dado su consentimiento expreso o tácito pueda revocarlo y la forma en que podrá realizarse esa revocación.

Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003 General Tributaria de 17 de diciembre, igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar la legibilidad de la factura, la autenticidad del origen de la factura y la integridad del contenido de la factura. La legibilidad será facilitada por el software informático que la crea o la recibe, mientras que la autenticidad y la integridad suelen garantizarse mediante firma electrónica basada en un certificado reconocido o mediante intercambio electrónico de datos EDI.

En caso de uso de la firma electrónica, el destinatario de la factura tiene la obligación de verificar la validez de la firma y por tanto el certificado firmante, mediante los medios informáticos necesarios.

Se puede utilizar la facturación telemática con solo parte de los clientes. También se pueden emitir facturas en papel y telemáticamente en un mismo ejercicio para el mismo cliente.

El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas. Salvo que opte por una solución de digitalización certificada de facturas autorizada en los artículos 7 y 8 de la Orden EHA /962/2007.

De acuerdo a la Ley 25/2013, las empresas prestadoras de los servicios al público en general de especial trascendencia económica a que alude el artículo 2.2 de la Ley 56/2007 (Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores, servicios financieros destinados a consumidores, servicios de suministros de agua a consumidores, servicios de suministros de gas al por menor, servicios de consumo eléctrico a consumidores finales, servicios de agencia de viajes, servicios de transporte de viajeros y actividades de comercio al por menor), a partir del 15 de enero de 2015, deberán:

  • Expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente.
  • Facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
  • Habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.
  • Facilitar al cliente la consulta de sus facturas por medios electrónicos durante un período de al menos 3 años. Este período no se altera porque el cliente haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.

 

Cómo facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas

La entrada en vigor de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas para el Sector Público, es de aplicación en las factura emitidas en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas.

Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado: Administración General del Estado (Estatal), Comunidades Autónomas (Autonómica) y Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.). Y también a Organismos autónomos, Universidades Públicas, Entidades de derecho público, Órganos constitucionales, Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:

  1. Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae).
  2. Estar firmadas electrónicamente.
  3. Indicar el destinatario de la factura electrónica.

Los requisitos de las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas se establecen en los artículos 5 y 9.1 , y en la disposición adicional primera de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Si una empresa adquiere una solución informática o contrata un servicio de facturación electrónica de un tercero para crear facturas destinadas a las Administraciones Públicas, deberá verificar el cumplimiento de todos estos requisitos.

El Ministerio de Industria, Energía y Turismo ha desarrollado la aplicación Gestión de Facturación Electrónica que permite la generación de facturas electrónicas con formato Facturae (Orden PRE/2971/2007) de una manera cómoda y sencilla. Realizado con software abierto, se trata de un programa especialmente dirigido a PYMEs, microPYMEs y trabajadores autónomos, a los que permitirá dar solución a problemas derivados del almacenamiento de facturas en papel.

 

¿Necesitas más información para invertir en una solución de facturación electrónica?

 

© Imagen superior publicada por bplanet en freedigitalphotos.net bajo licencia estándar

0 comentarios

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?

Los comentarios de este blog están moderados y no aparecerán inmediatamente en la página al ser enviados. Evita, por favor, las descalificaciones personales, los comentarios maleducados, los ataques directos o ridiculizaciones personales, o los calificativos insultantes de cualquier tipo, sean dirigidos al autor del post o a cualquier otro comentarista. Estás en tu perfecto derecho de comentar anónimamente, pero no utilices el anonimato para decirles a las personas cosas que no les dirías en caso de tenerlas delante. Intenta mantener un ambiente agradable en el que las personas puedan comentar sin temor a sentirse insultados o descalificados. No comentes de manera repetitiva sobre un mismo tema, y mucho menos con varias identidades (astroturfing) o suplantando a otros comentaristas. Los comentarios que incumplan esas normas básicas serán eliminados.

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *
Gracias por tu participación.
Feel free to contribute!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *